很长时间以来一直想谈谈自己对审核证据的看法读了 《谈谈审核证据的误区》一文后有更深的感触在认证审核中如何搜集审核证据如何让受审核方提供符合标准要求的证据并进行验证证实组织的体系在有效的运行尤为重要。组织通过第三方的审核加以证实组织有能力稳定地提供满足顾客和适用的法律法规要求的产品并希望藉此便干外界了解组织发现改进机会和实施改进的状况。
ISO 9001：2000和ISO 19011：2002标准指出 审核准则是一组方针、程序或要求。审核证据是“与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息”。审核发现是将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。ISO 19011：2002标准也指出审核证据基于可获得信息的样本信息收集的方法有面谈、活动的观察、文件评审。
那么为什么审核员将组织的记录变成了审核证据的代名词甚至一些不能被证实的记录也被扩大为审核证据呢?原因之一是：许多人总认为“白纸黑字”比较可靠而口说当然无凭。记录的优点是一目了然获取这样的审核证据对审核员来讲相对容易。而可获取事实陈述的面谈需要审核员有清晰的逻辑思维对活动的观察需要审核员有敏锐的专业眼光但这恰恰是很多审核员最为欠缺的。另一原因是：由于人员认可机构把关不严各认证机构对审核员的选择评价机制不完善审核员的能力及整体水平在下降。
作为一名合格的审核员应该遵守审核工作的独立性、客观性和公正性原则有效、高效地开展审核活动确保审核结论的一致性。然而由于审核过程的复杂性以及审核员个人素质、能力等参差不齐有些审核员常常陷人某些误区给审核工作带来了负面的影响。
一、审核员状况分析
1、不做准备仓促上阵。某些审核员认为自己经过培训与注册从事审核工作自然轻车熟路。因此审核前不认真阅读受审核方的管理体系文件不了解其工艺流程、过程、适用的产品标准和法律法规要求也不准备审核检查表不管受审核方是否属于自己所熟悉的行业和专业就匆匆进人现场开展审核活动。
2、"蜻蜓点水"浮于表面。某些审核员进行现场审核不深人满足于"点到为止"其审核方法既呆板又单调。例如：只会机械地提问或埋头查看受审核方的管理体系文件和记录;现场观察不仔细不能综合运用面谈、查阅资料、现场观察、重复验证等方法进行调查和追溯;查找受审核方管理体系的深层次问题时只能发现文件未编号、记录未签字等小问题。
3、偏离目标延误时间。某些审核员只是"跟着感觉走"凭经验审核不能紧紧抓住受审核方的关键过程和活动也不能控制现场审核的节奏与进度对自己感兴趣的某个方面或某个细节过多地纠缠查不到问题不罢休浪费了宝贵的时间致使不能按照审核计划规定的时间完成检查表中全部内容的审核只好延长审核时间或虎头蛇尾地草草收场。
4、指手划脚充当"教练"。某些审核员忘记了自己的角色和任务滔滔不绝地向受审核方讲述应该如何做这样做有什么好处不这样做会产生哪些后果等。在现场审核时对受审核方提供咨询、进行辅导既当"裁判员"又当"教练员"。
5、居高临下盛气凌人。某些审核员不注意礼貌不能平等地对待受审核方讲话的语气傲慢而生硬审问、教训甚至训斥受审核方态度咄咄逼人人为造成紧张的气氛。在这种情况下受审核方因过分紧张而不能正常回答问题也不能准确提供有关资料或进行正确的操作。
6、自以为是固执已见。某些审核员经常自我感觉良好习惯根据自己的经验和做法对受审核方提出各种要求。例如要求文件必须加盖受控印章、仓库必须设立待检区、所有的规定都要实现文件化、所有工作都必须有记录等。一些人在审核过程中固执地坚持自己的意见听不进受审核方的解释随意将受审核方经实践证明是行之有效的做法判为"死刑"。
7、不进行必要的回避审核结论有失公正。某些来自行业主管部门或行政执法部门的审核员有的是受审核方的直接管理者、监督者有的是受审核方的服务者长期与受审核方有非常密切的关系。这些人员参加审核组很难保证审核的独立性和公正性。
8、特权思想严重违反审核规定。某些审核员不准时到达审核现场不注意自己的言行举止、衣冠不整、自由散漫有极强的优越感。例如不遵守受审核方有关禁烟、换鞋、穿防护服等规定给受审核方造成一些安全方面的隐患。
审核员存在误区的危害审核员存在的种种误区必然给管理体系审核工作带来一定程度的危害主要表现在三个方面：
1、降低审核的效率。审核前没有充分的准备不了解受审核方的行业特点或产品特点审核目的不明确抓不住重点把宝贵的时间浪费在向受审核方进行辅导与讲解上将大大降低审核的效率影响审核任务的顺利完成。
2、审核的有效性差甚至失效。现场审核达不到应有的深度、不能在宽松平和的气氛中进行、与受审核方的关系过于密切等将使获得的各种信息出现偏差证据不充分、不全面、不真实、不客观致使对受审核方管理体系作出的整体评价失真影响审核的有效性。情况严重时将导致审核活动失效。
3、使认证机构形象受损。作为第三方认证机构树立公正、独立的形象至关重要。审核员的一言一行都代表认证机构。如果不注意约束自己的言行、不尊重受审核方、随意违反审核工作纪律、坚持自己的不合理要求或错误观点等就会损害认证机构的形象和声誉甚至给审核工作造成不利的影响。
二、加强管理、提高素质
走出审核员存在的误区是一个不断提高审核水平和审核技巧、改进审核技术的过程也是确保审核结论公正性、有效性、一致性的关键问题。作为审核员应从以下几点人手提高自己的综合素质。
1、注重知识更新。审核员要善于学习不断丰富自己的知识结构。不但要学习、掌握相关法律法规、标准及其指南、审核程序和技术、现代管理理论、最新科学技术等还要注意学习和积累一定的专业知识不断扩大自己的专业范围熟悉专业范围内的产品和过程使自己成为复合型的人才。只有熟练地综合运用各方面的知识才能在审核实践中对受审核方的管理体系作出准确评价。
2、提高专业技能。审核员要勤于实践不断提高自己的专业技能。一是提高基本技能包括交流能力、观察能力、协作能力、分析判断能力、独立工作能力、控制局势能力、应变能力等;二是提高从事具体审核工作的能力包括审核准备工作能力、实施现场审核能力、整体评价能力、编写审核报告能力、跟踪与监督能力等以适应审核工作的需要。
3、强化角色意识。审核员要明确自己的角色以及所承担的责任和义务注意时刻修正自己的角色行为不能偏离角色;应严格自律保持良好的审核员形象。
4、加强素质修养。审核员应具有较高的职业道德水准和良好的素质修养如正直、诚实、客观、公正、独立、勤奋、敬业、谦虚、谨慎、开明、自信、礼貌、果断、坚韧等。只有具备这些素质才能胜任审核工作。当然不可能要求审核员是一个十全十美的人但只要其自觉做到持之以恒地不断改进就会离误区越来越远。
5、加强培训和考核。认证机构应加强对审核员的持续培训定期组织召开审核技术研讨会和经验交流会加大对审核员监督、评价、考核的力度引进竞争和激励机制实行优胜劣汰保持审核员队伍的良好素质。